E-Rechnungs-Pflicht: Was Kleinunternehmer jetzt beachten müssen
Seit 2025 müssen auch Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können. Formate (XRechnung, ZUGFeRD), Fristen und was du jetzt konkret vorbereiten solltest.
Seit dem 1. Januar 2025 gilt in Deutschland die E-Rechnungs-Pflicht im B2B-Bereich – und sie betrifft auch Kleinunternehmer. Die gute Nachricht: Für den Start musst du vor allem eine Sache können – E-Rechnungen empfangen. Was das genau heißt und was auf dich zukommt, klären wir hier.
01.01.2025
Empfangspflicht gilt
2027
Ausstellungspflicht ab 800.000 € Umsatz
Kleinunternehmer
Ausstellung weiterhin entlastet
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist nicht einfach ein PDF per E-Mail. Sie ist ein strukturierter Datensatz in einem maschinenlesbaren Format nach der europäischen Norm EN 16931. Software kann sie automatisch auslesen und verarbeiten.
In Deutschland sind vor allem zwei Formate verbreitet:
| Format | Art | Besonderheit |
|---|---|---|
| XRechnung | reines XML | Standard im öffentlichen Auftragswesen |
| ZUGFeRD | Hybrid (PDF + XML) | sieht aus wie ein PDF, enthält aber XML-Daten |
Gut zu wissen
Ein klassisches PDF oder ein eingescanntes Papierdokument gilt nicht als E-Rechnung im Sinne des Gesetzes. Es ist eine „sonstige Rechnung". Entscheidend ist der strukturierte, maschinenlesbare Datensatz.
Warum die Umstellung überhaupt kommt
Die E-Rechnung ist kein deutscher Alleingang, sondern Teil der EU-Initiative „VAT in the Digital Age" (ViDA). Ziel ist es, Umsatzsteuerbetrug einzudämmen und Abläufe zwischen Unternehmen zu automatisieren. Strukturierte Rechnungsdaten lassen sich maschinell prüfen – das spart langfristig Zeit und macht Medienbrüche (ausdrucken, abtippen, einscannen) überflüssig. Für dich als Kleinunternehmer:in heißt das: Die Pflicht wirkt anfangs lästig, zahlt sich aber aus, sobald deine Buchhaltung Rechnungen automatisch einliest.
Was gilt für Kleinunternehmer konkret?
Hier lohnt sich die Unterscheidung zwischen Empfangen und Ausstellen:
1. Empfangen – das musst du ab sofort können
Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen E-Rechnungen empfangen, lesbar machen und aufbewahren können – auch du als Kleinunternehmer. In der Praxis reicht dafür zunächst:
- eine E-Mail-Adresse, an die Rechnungen geschickt werden können, und
- ein Weg, die E-Rechnung zu öffnen, lesen und revisionssicher abzulegen.
2. Ausstellen – hier bist du entlastet
Kleinunternehmer:innen sind von der Pflicht zur Ausstellung einer E-Rechnung ausgenommen. Du darfst deine eigenen Rechnungen weiterhin als „sonstige Rechnung" (z. B. PDF) ausstellen – ein Entgegenkommen des Gesetzgebers. Trotzdem kann es sinnvoll sein, die Erstellung freiwillig vorzubereiten, wenn Geschäftskunden strukturierte Rechnungen wünschen.
Achtung
„Entlastet beim Ausstellen" heißt nicht „kann ignorieren". Empfangen musst du E-Rechnungen trotzdem – und viele Geschäftskunden erwarten zunehmend auch von kleinen Anbietern strukturierte Rechnungen.
Der Zeitplan im Überblick
Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt. So sieht der Fahrplan aus:
| Ab wann | Was gilt | Für wen |
|---|---|---|
| 01.01.2025 | Empfang von E-Rechnungen verpflichtend | alle inländischen Unternehmen (inkl. Kleinunternehmer) |
| 01.01.2027 | Ausstellung verpflichtend | Unternehmen mit > 800.000 € Vorjahresumsatz |
| 01.01.2028 | Ausstellung grundsätzlich verpflichtend | nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze |
In der Übergangszeit dürfen Papier- und PDF-Rechnungen weiter verschickt werden – allerdings nur noch mit Zustimmung des Empfängers. Für reine B2C-Rechnungen (an Privatkunden) gilt die Pflicht ohnehin nicht. Außerdem gibt es Ausnahmen, zum Beispiel für Kleinunternehmer-Rechnungen nach § 34a UStDV, Kleinbetragsrechnungen und Fahrausweise.
Gut zu wissen
Auch wenn Kleinunternehmer beim Ausstellen entlastet bleiben: Sobald du eine E-Rechnung freiwillig oder auf Kundenwunsch ausstellst, muss sie den Formatvorgaben (EN 16931) entsprechen. Ein „halbes" XML reicht nicht.
So legst du E-Rechnungen GoBD-konform ab
Empfangene E-Rechnungen unterliegen – wie alle Rechnungen – den GoBD und der Aufbewahrungspflicht. Drei Grundregeln:
- Im Originalformat aufbewahren. Die XML-/ZUGFeRD-Datei muss im Original erhalten bleiben, nicht nur als Ausdruck oder Screenshot.
- Unveränderbar archivieren. Die Ablage muss so erfolgen, dass nachträgliche Änderungen ausgeschlossen oder nachvollziehbar sind.
- Auffindbar halten. Innerhalb der Aufbewahrungsfrist (für Buchungsbelege seit 2025 acht Jahre) muss jede Rechnung schnell wiederzufinden sein.
Ein einfaches Buchhaltungstool übernimmt das meist automatisch. Wer noch mit Ordnern arbeitet, sollte eine klare Struktur und Backups einplanen.
Mini-Check: Bist du bereit?
- Hast du eine feste E-Mail-Adresse für eingehende Rechnungen?
- Kannst du XRechnung/ZUGFeRD öffnen und lesen (Viewer oder Buchhaltungstool)?
- Legst du Rechnungen revisionssicher und auffindbar ab?
- Kennen deine Lieferanten deine Rechnungsadresse?
Wenn du auch nur eine Frage mit „Nein" beantwortest, lohnt sich die kostenlose E-Rechnungs-Checkliste – dort hakst du Schritt für Schritt ab, was noch fehlt.
Tipp
Lege dir eine zentrale Adresse wie rechnung@deinedomain.de an und nutze sie überall. So landen alle E-Rechnungen an einem Ort und nichts geht in privaten Postfächern unter.
Häufige Stolperfallen
- „Ich bin Kleinunternehmer, mich betrifft das nicht." Falsch – die Empfangspflicht gilt seit 2025 grundsätzlich auch für Kleinunternehmer.
- PDF mit XML verwechseln. Nur weil eine Datei als PDF ankommt, ist sie keine E-Rechnung. Erst das eingebettete oder mitgelieferte XML macht sie zur E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung).
- Rechnungen nur im E-Mail-Postfach lassen. Ein Postfach ist kein GoBD-konformes Archiv. Lade die Datei herunter und lege sie strukturiert ab.
- Format nachträglich „schön" ausdrucken und das Original löschen. Das Original muss erhalten bleiben – der Ausdruck ist nur eine Lesehilfe.
Wie geht es weiter?
Die Ausstellungspflicht wird stufenweise eingeführt und trifft zuerst größere Unternehmen. Für Kleinunternehmer:innen bleibt die gesetzliche Entlastung beim Ausstellen bestehen; praktisch kann der Wunsch von B2B-Kunden trotzdem ein guter Grund sein, strukturierte Rechnungen freiwillig vorzubereiten. Wer früh sauber ablegt und Formate kennt, hat es später leichter.
Du bist noch ganz am Anfang? Dann hilft dir auch unser Artikel zur Kleinunternehmerregelung 2026 beim Einordnen. Wie du eine korrekte Rechnung mit § 19-Hinweis aufbaust, zeigt der Artikel Rechnung schreiben als Kleinunternehmer. Und Begriffe wie ZUGFeRD, XRechnung oder Reverse Charge schlägst du jederzeit im Glossar nach.
Häufige Fragen
Müssen Kleinunternehmer E-Rechnungen ausstellen?
Empfangen ja, ausstellen grundsätzlich nein. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes inländische Unternehmen – auch Kleinunternehmer – E-Rechnungen im B2B empfangen, lesbar machen und aufbewahren können. Kleinunternehmer sind von der verpflichtenden Ausstellung entlastet und dürfen weiterhin sonstige Rechnungen (z. B. PDF) ausstellen, sofern der Empfänger zustimmt.
Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?
Beides sind zulässige E-Rechnungsformate. Die XRechnung ist ein reines XML-Format (vor allem im Behördenumfeld verbreitet). ZUGFeRD ist ein Hybridformat: eine PDF mit eingebettetem XML – für Menschen lesbar und maschinell auswertbar zugleich.
Zählt eine PDF-Rechnung als E-Rechnung?
Nein. Eine einfache PDF ist nur ein digitales Abbild und gilt seit 2025 als „sonstige Rechnung“, nicht als E-Rechnung. Eine echte E-Rechnung enthält strukturierte, maschinenlesbare Daten nach EN 16931 (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD).
Wie kann ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen?
Es genügt zunächst ein E-Mail-Postfach, an das XRechnung/ZUGFeRD-Dateien geschickt werden können, plus ein kostenloser Viewer oder ein Buchhaltungstool, das die Formate öffnet und revisionssicher ablegt. Wichtig ist die GoBD-konforme, unveränderbare Archivierung.
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht vollständig?
Der Empfang ist seit 2025 Pflicht. Das verpflichtende Ausstellen wird stufenweise eingeführt: Ab 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, ab 2028 grundsätzlich für nicht ausgenommene inländische B2B-Umsätze. Kleinunternehmer bleiben beim Ausstellen gesetzlich entlastet.
E-Rechnungs-Checkliste
Mini-Check: Kannst du E-Rechnungen empfangen, öffnen und revisionssicher ablegen?
Über den Autor
Tim GeithnerGründer von BetriebsBuddy · redaktionell verantwortlich
Tim Geithner ist Gründer von BetriebsBuddy und nach § 18 Abs. 2 MStV redaktionell für die Inhalte verantwortlich. Er übersetzt Steuer- und Bürokratie-Themen in einfache, umsetzbare Routinen für Kleinunternehmer, Creator und Side-Hustler. Die Artikel sind redaktionell recherchiert und mit Quellen belegt – sie ersetzen keine individuelle Steuer- oder Rechtsberatung.
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