Steuererklärung als Kleinunternehmer – was du wirklich wissen musst.
Als Kleinunternehmer (§19 UStG) bist du von der Umsatzsteuer befreit — das macht deine Situation in mancher Hinsicht einfacher. Aber Einkommensteuer, EÜR und Fristen bleiben. Dieser Ratgeber erklärt die wichtigsten Bausteine. Wichtig: Das ist eine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Bei konkreten Fragen hilft ein Steuerberater oder das Finanzamt.
Welche Steuern muss ich als Kleinunternehmer zahlen?
Als Kleinunternehmer bist du von der Umsatzsteuer befreit — du weist keine USt auf deinen Rechnungen aus und führst nichts ab. Das macht die Umsatzsteuererklärung (UStVA, Jahres-USt) für dich in der Regel überflüssig. Du kannst allerdings auch keine Vorsteuer geltend machen.
Einkommensteuer zahlst du trotzdem: Dein Gewinn (Einnahmen minus Ausgaben) ist Teil deines zu versteuernden Einkommens. Ob und wie viel du zahlst, hängt von deinem Gesamteinkommen ab — der Grundfreibetrag (2026: 12.096 €) schützt kleinere Einkommen.
Was ist die Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR)?
Die EÜR ist die vereinfachte Gewinnermittlung für Kleinunternehmer und die meisten Freiberufler. Du listest alle Einnahmen und alle Ausgaben auf — der Überschuss ist dein steuerlicher Gewinn. Du brauchst keine doppelte Buchführung (Bilanz), solange du bestimmte Umsatz- und Gewinngrenzen nicht überschreitest.
Die EÜR wird in der Steuererklärung als 'Anlage EÜR' über ELSTER eingereicht. Seit einigen Jahren muss die EÜR elektronisch übermittelt werden — eine handschriftliche Liste reicht dem Finanzamt nicht mehr. BetriebsBuddy hilft dir, deine Einnahmen monatlich zu erfassen, damit du die EÜR am Jahresende nicht aus dem Gedächtnis zusammenstückeln musst.
- Alle Einnahmen auflisten (Rechnungsbeträge, Plattform-Auszahlungen).
- Alle Betriebsausgaben dagegen stellen (Software, Büromaterial, anteilige Kosten).
- Differenz = steuerlicher Gewinn.
- Als Anlage EÜR über ELSTER elektronisch übermitteln.
Anlage G, Anlage S oder beides?
In der Einkommensteuererklärung gibst du deinen Gewinn je nach Einkunftsart an. Wer ein Gewerbe betreibt (z. B. Etsy-Shop, Online-Handel), nutzt die 'Anlage G' (Einkünfte aus Gewerbebetrieb). Freiberufler (z. B. Autoren, Künstler, bestimmte Berufsgruppen) nutzen die 'Anlage S' (Einkünfte aus selbstständiger Arbeit).
Wenn du beides kombinierst — z. B. freiberufliche Texte UND Etsy-Verkäufe — braucht es ggf. beide Anlagen. Die Abgrenzung Gewerbe/Freiberuf ist im Einzelfall knifflig und hat steuerliche Folgen (Gewerbesteuer!). Im Zweifel klärt ein Steuerberater deine Situation.
Wichtige Fristen für die Steuererklärung
Die Abgabefrist für die Einkommensteuererklärung ist in der Regel der 31. Juli des Folgejahres (also für 2025: 31. Juli 2026). Wenn du einen Steuerberater beauftragst, verlängert sich die Frist auf Ende Februar des übernächsten Jahres.
Wer in den Vorjahren bereits zur Abgabe verpflichtet war, bekommt oft keine gesonderte Aufforderung — die Pflicht besteht trotzdem. Zu späte Abgabe kann zu Verspätungszuschlägen führen.
- Selbst erstellt: 31. Juli des Folgejahres (z. B. 31.07.2026 für 2025).
- Mit Steuerberater: i. d. R. Ende Februar des übernächsten Jahres.
- Vorauszahlungen: werden vom Finanzamt festgesetzt, quartalsweise fällig (15. März, 15. Juni, 15. September, 15. Dezember).
- Gewerbesteuererklärung (falls gewerblich): ebenfalls 31. Juli des Folgejahres.
Belege richtig aufbewahren
Als Kleinunternehmer bist du verpflichtet, Belege aufzubewahren — auch wenn du keine Buchführungspflicht hast. Die Aufbewahrungsfrist für steuerrelevante Unterlagen beträgt 10 Jahre. Das gilt für Rechnungen, Kontoauszüge, Quittungen, Verträge und die EÜR selbst.
Digital ist erlaubt: Scans oder Fotos von Belegen werden anerkannt, wenn sie lesbar und unveränderbar archiviert sind (GoBD-Anforderungen). Eine einfache geordnete Ordnerstruktur im Cloud-Speicher reicht für die meisten Kleinunternehmer.
Was kann ich als Betriebsausgaben absetzen?
Betriebsausgaben mindern deinen steuerpflichtigen Gewinn. Als Kleinunternehmer kannst du alle Kosten absetzen, die betrieblich veranlasst sind: Software-Abos, Versandkosten, Materialien, anteilige Telefonkosten, Fortbildungen, Büromaterial, Buchführungskosten — und ja, auch ein anteiliges Arbeitszimmer, wenn die Voraussetzungen stimmen.
Bei gemischt genutzten Gegenständen (privat + beruflich) gilt die tatsächliche betriebliche Nutzung als Aufteilungsmaßstab. Dokumentiere das, falls das Finanzamt nachfragt.
- Software & Tools (z. B. BetriebsBuddy, Lexoffice, Adobe).
- Versandkosten, Verpackung, Materialeinkauf.
- Telefonkosten (anteilig beruflich).
- Fortbildungen und Fachliteratur.
- Anteiliges Homeoffice (Pauschale oder tatsächliche Kosten).
ELSTER — wie reiche ich die Erklärung ein?
ELSTER (ELektronische STeuerERklärung) ist das offizielle Portal der deutschen Finanzverwaltung. Hier erstellst du kostenlos dein Konto, kannst alle relevanten Anlagen ausfüllen und die Erklärung direkt übermitteln. Die EÜR-Anlage ist dort integriert.
Alternativ gibt es kommerzielle Steuer-Software (z. B. WISO, Steuererklärung.de) oder du beauftragst einen Steuerberater. Der ELSTER-Weg ist kostenlos, erfordert aber etwas Einarbeitungszeit. BetriebsBuddy hält deine Einnahmen und Ausgaben das Jahr über parat — so füllst du ELSTER am Ende deutlich schneller aus.
