E-Rechnungs-Checkliste
Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Hake ab, was du schon erfüllst – und sieh, was noch fehlt.
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Hake oben ab, was du schon erfüllst – hier siehst du dann die offenen Punkte.
Allgemeine Orientierung, keine Steuer- oder Rechtsberatung. Details zu Pflichten und Fristen klärst du mit deinem Steuerberater.
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Zum Speichern anmeldenE-Rechnungspflicht ab 2025: Was Kleinunternehmer wissen müssen
Seit dem 1. Januar 2025 muss grundsätzlich jedes Unternehmen in Deutschland — auch Kleinunternehmer — E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können. Eine E-Rechnung ist kein PDF, sondern ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD), den Software automatisch auslesen kann.
Für das Versenden gelten gestaffelte Übergangsfristen bis 2027/2028. Der Empfang ist aber bereits jetzt Pflicht — und genau das prüft diese Checkliste.
XRechnung, ZUGFeRD & PDF — der Unterschied
- XRechnung ist ein reines XML-Format — maschinenlesbar, ohne sichtbares Layout.
- ZUGFeRD kombiniert ein sichtbares PDF mit eingebetteten XML-Daten — du siehst und die Software liest.
- Ein normales PDF oder ein eingescanntes Papier gilt nicht als E-Rechnung, weil die strukturierten Daten fehlen.
Zum Empfangen reicht oft schon eine E-Mail-Adresse plus ein Programm, das die Formate öffnet. Wichtig ist die saubere, unveränderbare Ablage.
E-Rechnung: deine Fragen
Ab wann gilt die E-Rechnungspflicht?+
Die Empfangspflicht gilt seit dem 1. Januar 2025 für alle inländischen Unternehmen im B2B-Bereich. Für den Versand gibt es Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028, abhängig von der Größe deines Unternehmens.
Muss ich als Kleinunternehmer E-Rechnungen empfangen können?+
Ja. Die Empfangspflicht gilt unabhängig von der Kleinunternehmer-Regelung. Du musst E-Rechnungen anderer Unternehmen entgegennehmen, öffnen und revisionssicher aufbewahren können.
Was ist der Unterschied zwischen PDF und E-Rechnung?+
Ein PDF ist nur ein Bild der Rechnung. Eine E-Rechnung enthält die Rechnungsdaten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format (XML), das Software automatisch weiterverarbeiten kann. Ein PDF allein erfüllt die Anforderungen nicht.
Wie lange muss ich E-Rechnungen aufbewahren?+
Rechnungen unterliegen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht von in der Regel acht bis zehn Jahren. Die Ablage muss GoBD-konform sein: vollständig, unveränderbar und jederzeit auffindbar.
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Die Inhalte dienen der allgemeinen Information und Organisation. Sie ersetzen keine steuerliche oder rechtliche Beratung. Individuelle Fragen solltest du mit einem Steuerberater oder deinem Finanzamt klären.
Stand 2026-05-30.