GoBD
Die Regeln, wie digitale Belege und Buchungen aufbewahrt werden müssen.
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen in elektronischer Form) verlangen, dass Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unveränderbar sind. Praktisch heißt das: Belege nicht überschreiben, Scans im Original-Zustand archivieren und ein nachvollziehbares Ablagesystem führen.
Häufige Fragen
Gelten die GoBD auch für kleine Kleinunternehmer mit einfacher EÜR?
Ja, die GoBD gelten unabhängig von Unternehmensgröße oder Gewinnermittlungsart. Auch bei einer einfachen EÜR müssen digitale Belege vollständig, unveränderbar und nachvollziehbar archiviert werden.
Darf ich Belege nach dem Scannen einfach wegwerfen?
In den meisten Fällen ja (ersetzendes Scannen), solange der Scan vollständig lesbar und unveränderbar abgelegt ist. Bei bestimmten Originalen (z. B. notariellen Urkunden) gelten Ausnahmen.
Was bedeutet „unveränderbar“ bei digitalen Belegen konkret?
Der gespeicherte Beleg darf nachträglich nicht mehr inhaltlich bearbeitet werden können, ohne dass die Änderung nachvollziehbar dokumentiert wird. Eine einfache PDF-Datei auf dem Desktop erfüllt das in der Regel nicht – ein Ablagesystem mit Änderungsschutz schon.
